Vārds protokols ir uz visiem lūpām. Biroja darbinieki to regulāri dzird sanāksmēs, policisti to izmanto savā profesionālajā darbībā, un valsts vadītāji un diplomāti ir spiesti ievērot viņa diktētos noteikumus. Kas ir protokols? Mēs to uzzināsim tālāk.
Protokola nozīme
Tāpat kā daudziem citiem terminiem, šim vārdam ir vairākas nozīmes. Viss atkarīgs no darbības jomas, kurā tiek pielietota vēlamā koncepcija. Tātad, apskatīsim biežāk sastopamās situācijas, kad ir ierasts runāt par protokolu.
Runājot par uzņēmējdarbības vidi, protokols ir dokuments, kas apraksta notiekošo notikumu (sanāksme, sanāksme, direktoru padome utt.).
Mēs jau minējām iepriekš par policiju, kas arī bieži sastāda līdzīgu dokumentu. Šajā gadījumā tiek domāts par nozieguma vai nodarījuma fakta konstatēšanu.
Starptautiskajā formātā protokols ir noteikumu kopums, kas jāievēro valdības amatpersonu, kā arī diplomātisko personu oficiālās tikšanās laikā. Piemēram, ir vadītāju sanāksmju protokolsštatos vai apmeklējot prezidentu.
Tomēr šajā rakstā mēs pievērsīsimies biznesa protokolu jēdzienam.
Sapulces protokoli
Biznesa tikšanās ir visu procesu neatņemama sastāvdaļa biznesa vidē. Tās var notikt oficiāli, ņemot vērā noteikto laiku un tikai birojā. Ļoti populāri ir arī neformāli biznesa datumi. Otrajā gadījumā var iztikt bez sarunas protokola apstiprināšanas. Ja sapulce ir oficiāla, tad tai ir jābūt rakstiski saskaņā ar visiem noteikumiem.
Protokolu glabā sekretārs vai cita persona, kurai ir šādas pilnvaras. Lai sekotu līdzi sarunas gaitai, mēģiniet izdomāt aptuvenu jautājumu sarakstu, kas tiks apspriesti sanāksmē. Noderētu arī balss ierakstītājs, lai nepalaistu garām detaļas, jo protokols ir ļoti detalizēts biznesa notikuma apraksts.
Ir jāreģistrē klātesošo un klātesošo vārdi. Lai bez kļūdām norādītu atsevišķu vārdu autorību, varat veikt piezīmes par katra uz tikšanos atnākušo personu atrašanās vietu.
Katras sanāksmes sākumā tiek noteikta secība, kādā jautājumi tiks izskatīti, noteikti pierakstiet to burtiski.
Ja sapulcē bija balsojums, tad norādiet tā rezultātus (cik cilvēki balsoja "par" un cik balsoja "pret"). Gadījumā, ja sapulcē bija maz klātesošo, ir iespēja atzīmēt arī visu balsojušo vārdus un uzvārdus.
Nekavējiesprotokola aizpildīšana aizmugurē, jo šajā laikā jūs varat aizmirst sanāksmes detaļas.
Sarunu protokols
Sarunas atšķiras no parastas biznesa tikšanās ar to, ka tajās parasti tiek apspriests viens vai pāris jautājumi, kuriem ir liela nozīme abām pusēm. Šajā gadījumā protokols ir iespēja fiksēt visas sarunas nianses un pušu prasības. Ne vienmēr izskatāmais jautājums tiek atrisināts uzreiz pēc pirmajām sarunām, tāpēc direktoriem vai citiem darbiniekiem ir nepieciešams laiks un pilnīga informācija par sapulci.
Sarunu protokols tiek sastādīts pēc tāda paša principa kā jebkurš biznesa dokuments.
Jānorāda aprakstītā notikuma datums, dokumenta numurs un pilna nosaukuma versija. Pēc tam seko ievads, kurā noteikti ir norādīts klātesošo saraksts un galvenie diskusiju jautājumi.
Galvenajā daļā informācija parasti tiek sadalīta trīs daļās: “Noklausīts”, “Izrunāts”, “Nolemts”. Pilnajā protokola versijā visu runātāju vārdi tiek citēti burtiski. Atsevišķos gadījumos tiek izsniegts arī izraksts no protokola, dublējot noteiktu tā daļu.
