Dibinātāju sapulces protokols ir nepieciešams, kad tiek pieņemts lēmums par komerciālas vai nekomerciālas organizācijas dibināšanu. Parasti tas tiek izdomāts, ja ir divi vai vairāk dalībnieku. Šādā dibinātāju sapulces protokolā papildus lēmumam par organizācijas dibināšanu var būt arī apstiprinājums pamatkapitālā ieguldīto materiālo vērtību novērtējumam. Piemēram, iekārtas, mēbeles, ēka, izejmateriāli, patenti un tamlīdzīgi. Lai gan tas nav dibināšanas dokuments, tas ir jāsagatavo.
Nākotnē šis dokuments ir nepieciešams, lai pārvaldītu organizāciju, ja kādas problēmas pārsniedz tās vadītāja pilnvaras. Tās (pilnvaras) nosaka harta, nolikums par direktoru, darba līgums. Turklāt dibinātāju sapulces protokols ir nepieciešams arī uzņēmuma direktora iecelšanai. Sākotnējā organizācijas funkcionēšanas stadijā abiem jēdzieniem ir noteikta identitāte. Jo īpaši dibinātājs un dalībnieks ir viena persona. Nākotnē (pārdodot akcijas) šī identitāte pazūd. Tāpēc dibinātāju sapulces protokols pēc tam jāsauc citādi.
Nākotnē dalībnieki var pieņemt diezgan plašu lēmumu klāstu. Tie visi, kā likums, ir jāieraksta LLC protokolā. Jo īpaši tie var būt jautājumi, kas saistīti ar pamatkapitāla palielināšanu, peļņas sadali, samaksu par organizācijas direktora darbu, liela aizdevuma saņemšanu, vairāku uzņēmuma darbību reglamentējošu dokumentu apstiprināšanu, obligāciju izsniegšanu., reorganizācija.
Sanāksmes protokola veidlapā ir jāietver vairākas obligātas detaļas. To neesamība nākotnē var nelabvēlīgi ietekmēt situācijas izvērtēšanas objektivitāti atsevišķos procesos. Pirmkārt, dokumenta nosaukumam, tajā esošā uzņēmuma nosaukumam pilnībā jāatbilst hartai. Turklāt ir jābūt numuram un datumam. Tas ir īpaši svarīgi, ja viens lēmums maina cita nostāju. Jānorāda arī tikšanās vieta (pilsēta vai cita vieta).
Pēc nosaukuma parasti tiek norādīti pasākumā klātesošie dalībnieki (dibinātāji). Ja tie nav personīgi, bet viņu pārstāvji, tad ir jāizdara atsauce uz pilnvaru, jāuzraksta tās rekvizīti un notāra dati. Ir norādīts arī pilns vārds. sekretārs (viņa amats šajā organizācijā). Tad nāk sanāksmes darba kārtība. Viņas jautājumi parasti ir sakārtoti svarīguma secībā.
Tālāk seko protokola administratīvā daļa. Tās sadaļu skaits atbilst darba kārtības jautājumu skaitam. Katrā no tiem ir iekļauts galvenā runātāja apraksts, ja tāds ir pieejams.ir norādīti papildinājumi (izmaiņas), to būtība un pilns nosaukums. kas tos piedāvāja. Pēc tam tiek iegūti dati par dalībnieku balsojumiem. Rezultāts ir lēmums. Lai runātu nepārprotami, tai jābūt skaidrai, skaidrai un bez greznām frāzēm. Protokolu paraksta visi klātesošie dalībnieki (dibinātāji), priekšsēdētājs un sekretāre.
