Sēdes protokols ir dokuments, kas atspoguļo visus svarīgos šī pasākuma lēmumus. Tā nepareizs formulējums gan pēc nozīmes, gan izpildes var izraisīt to, ka sanāksmes dalībnieki to apstrīd. Turklāt, ja ražošanas sanāksmes protokolā ir sagrozīta informācija, pastāv iespēja pieņemt nepareizus vadības lēmumus. Vienkāršu ieteikumu kopums palīdzēs to pareizi sakārtot.
Šī dokumenta tekstā parasti ir divas daļas: ievada un galvenā. Sanāksmes protokolā (tās pirmajā pusē) ir ietverts pasākuma galveno parametru apraksts: amati, pilns nosaukums. locekļi, priekšsēdētājs un sekretārs. Ja kādam no klātesošajiem ir īpašs statuss (uzaicināts, eksperts, novērotājs utt.), tas arī tiek atzīmēts dokumentā. Ja sapulci apmeklēja daudz cilvēku, tad sanāksmes protokolā var būt dati par viņiematsevišķa lapa, kas ir dokumenta neatņemams pielikums. Ievada sadaļa beidzas ar darba kārtību, kurā ir izskatāmo jautājumu saraksts. Vēlams tos sakārtot svarīguma secībā, taču var būt arī citi faktori, kas ietekmē vietu jautājumu sarakstā. Piemēram, dienas kārtības struktūra var būt atkarīga no tās jautājumu daļas loģiskās attiecības vai pasākumā iesaistīto personu nodarbinātības. Pats dokuments ir noformēts uz organizācijas (tās nodaļas) veidlapas, jānorāda, kad tikšanās notika.
Sēdes protokolam galvenajā daļā ir jāsakrīt ar ievaddaļu. Jo īpaši tā jautājumiem vajadzētu būt tādā pašā secībā kā darba kārtībā. Algoritms teksta konstruēšanai, kas ieraksta informāciju par katru darba kārtības jautājumu, ir šāds: "noklausījās", "runāja", "nolēma". Galvenais noteikums, rakstot šo protokola daļu, ir tas, ka tai nevajadzētu pārvērsties par sava veida atšifrējumu.
Jo īpaši, apakšpunkts "klausījās" apraksta, kurš bija galvenais runātājs par šo jautājumu, ko viņš ierosināja savas runas beigās. Pēc runātāju teiktā, arī norādīts, kurš ir teicis, ko ierosinājis. Lēmums nosaka sapulces dalībnieku vairākuma galīgo nostāju. Ja tas pieņemts balsojot, tad norādīts, cik cilvēku bija par, cik bija pret, kā arī atturas. Atkarībā no apspriesto jautājumu svarīguma var tikt norādīts pilns vārds. cilvēki, kas ieņēmuši vienu vai otru amatu.
Sēdes protokolu sastāda sekretārs, pašu dokumentu paraksta izpildītājs un sēdes vadītājs. Informācijas avots tās apkopošanai ir ar roku rakstīti melnraksti, ieraksti, kas veikti, izmantojot diktofonu, stenogrammas. Ja sapulcē konstatēto jautājumu risināšanai nepieciešama augstākas amatpersonas, kura sēdē nepiedalījās, pilnvaras, lēmumu apstiprināšanu var papildus nodrošināt ar šo vadītāju. Parakstītu un reģistrētu protokolu var nosūtīt kā vienu dokumentu vai kā izrakstus amatpersonām, uz kurām attiecas tikai daļa jautājumu.
