Projekta darbība ļauj visefektīvāk darbināt pieejamo resursu, laika un gala produkta kvalitātes attiecību. Ar kompetentas plānošanas palīdzību ir iespējams savlaicīgi īstenot korektīvas vadības darbības jebkurā laikā katrā projekta dzīves cikla posmā. Atbilstošas metodoloģijas izmantošana ļauj iepriekš aprēķināt tehniskās dokumentācijas sagatavošanas kopējās izmaksas, vidējo ieviešanas ilgumu un noteikt atbildīgās personas katrā posmā (OBS struktūra, RAM matrica). Ir svarīgi pareizi plānot visu darbu sarakstu (izveidot projekta WBS bāzi) un to izpildes secību (attēlot PDM tīklu). Iepriekš ir jānosaka uzdevumu ķēde, kuras gaita ir visrūpīgāk jākontrolē. Tā kā tiem nav rezerves, kopējais to īstenošanas ilgums nosaka projekta kopējo ilgumu (saskaņā ar kritiskā ceļa metodi).
Būtisku vadības atvieglošanu veicina tāds rīks kā atbildības matrica (vai lineāragrafiks). Tā ir veidota, pamatojoties uz iepriekš izstrādātu WBS struktūru (hierarhisku pamatu veiktajam darbam) un OBS struktūru (izpildītāju organizatoriskā struktūra). To izmanto, lai īstenotu vadību, ieviešot atbildības principu (atbildības princips).
Ir nepieciešams personalizēt katru no programmā ietvertajiem uzdevumiem pēc atbilstošiem speciālistiem. Projektam tiek izveidota atbildības matrica - tas ir plānoto savienojumu attēlojums (visbiežāk - grafisks). Tas ir attēlots tabulas veidā, pamatojoties uz WBS un OBS struktūru attiecībām. Tad pirmā tiek attēlota kā matricas vertikālās rindas, bet otrā - kā horizontālās kolonnas. Katram WBS elementam tiek noteikts darbinieks, kurš koordinēs tā ieviešanu. Atbilstošā zīme tiek novietota abu komponentu krustpunktā.
Atbildības matricai, ja tā tiek veikta pareizi, vajadzētu sniegt priekšstatu par to, kurš pārvalda katras saites izpildi zemākā līmeņa hierarhiskajā struktūrā. Tikai viena persona var būt atbildīga par jebkura WBS elementa izpildi. Taču vairāku darba komponentu gaitu var kontrolēt viena persona.
RAM - tā īsi tiek apzīmēta projekta atbildības matrica (Responsibility assignment matrix) - atskaites un pienākumu sadalījums tabulas veidā. Labi organizētai programmai jāievēro noteikums, ka izpildot jebkurumērķus kontrolēja noteikta pārvaldes institūcija. Piemēram, projekta vadītājs - misija (visi uzdevumi), atbildīgie izpildītāji - atsevišķi elementi utt. Faktiski šādā veidā tiek veidots vārtu koks. Tam jāatbilst būves sadalīšanas kārtībai, kurai uzticēta idejas realizācija. Visu plānotajā darbā iesaistīto personu funkcionālos pienākumus nosaka atbildības matrica. Tas kalpo, lai norādītu uzdevumu kopumu, un cilvēki ir personīgi atbildīgi par to izpildi.
Īpaša programmatūra atvieglo projekta sagatavošanu. Ar tās palīdzību jūs varat izveidot WBS un OBS struktūras, darbu sarakstus ar organizāciju pa fāzēm un kontroli daudz ātrāk. Tiek izveidota tā pati RAM atbildības matrica, bet detalizētākā formā. Tādējādi bez liekas piepūles ir iespējams iegūt nepieciešamās tabulas atbilstošās programmatūras pakotnēs. Un arī, ja nepieciešams, ātri mainīt visus datus par projektu, vienlaikus saņemot to atjaunināto grafisko displeju.
