Dokumentu pārvaldība ir svarīga saikne biroja darbā

2024 Autors: Henry Conors | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2024-02-12 10:45

Ar darbplūsmu saprot noteikumus, saskaņā ar kuriem parakstītie risinājumi tiek virzīti uzņēmumā vai iestādē no to saņemšanas brīža līdz arhīva glabāšanai. Šīs koncepcijas pamatā ir dokumenta saņemšana, izskatīšana, nodošana izpildinstitūcijām, organizatoriski pasākumi izpildei, sertifikācija, noformēšana, glabāšana.

Šis ir process, kurā tiek ņemti vērā dokumenta pārvietošanas gadījumi, kā arī ātrums, kādā tas pārvietojas pa šiem gadījumiem. Dokumentu aprite ir process, kam jābūt korelētam ar administratīvā aparāta informatīvajām darbībām, ar katra individuālā lēmuma dokumentēšanu, jaunsaņemto dokumentu uzglabāšanu.

Liels skaits trūkumu daudzu administratīvo aparātu darbībā ir saistīts tieši ar dokumentu aprites slikto organizāciju. Piemēram, vadības lēmuma dokumenta aprites procesā jāiekļauj trīs obligātie komponenti:

• informācijas atbalsts pieņemtajam lēmumam (tas ietver uzticamu informāciju,apstiprinot lēmuma pareizību);
• paša lēmuma dokumentēšana (regulatīvais dokuments);
• ieviešanas kontrole (kas ietver piedāvātā darba organizāciju, uzdevuma izpildes metodes, nosacījumu un termiņu ievērošanu).

Kā redzams no iepriekš minētā piemēra, darbplūsma ir informācijas vākšana, uz kuras pamata tiks izdots administratīvais lēmums; paša lēmuma sagatavošana, tai skaitā rediģēšana, saskaņošana, sastādīšana līdz apstiprināšanai. Visi iepriekš minētie posmi prasa dokumenta pārvietošanu ne tikai starp uzņēmuma struktūrvienībām, bet arī starp izpildītājiem, sākot no tehniķiem, speciālistiem un beidzot ar vadītājiem. Secinājums no šī piemēra ir šāds: jo lielāks ir dokumenta kustības ātrums, jo augstāka ir tā izpildes kvalitāte katrā konkrētajā posmā, jo labāks ir uzņēmuma vadīšanas process kopumā.

Pats termins literatūrā parādījās jau 20. gadsimta 20. gados. Tad tika uzskatīts, ka darbplūsma ir darba organizācija, kuras mērķis ir racionāla valsts aparāta uzbūve kopumā, pienākumu sadale starp dažādiem izpildītājiem un dienestiem. 1931. gadā Vadības tehnoloģiju institūts veica pirmo mēģinājumu regulēt vienotos biroja darba organizācijas principus. Tika izstrādāti noteikumi, saskaņā ar kuriem jāveic dokumentu pieņemšana un piegāde, noformēšanas noteikumi un parakstīšanas regulējums. Sekojošie ekonomikas attīstības posmi saņēma tādas koncepcijas likumdošanas regulējumu kābiroja darbs, kur galvenais uzsvars tika likts uz individuālajām tehniskajām operācijām. Dokumentu pārvaldības programma šajos likumdošanas aktos nebija minēta, lai gan patiesībā viss bija saistīts ar dokumentu aprites organizēšanu. Sākot ar 1974. gadu, tika parakstīts galvenais dokuments, kas regulē visu dokumentu pārvaldības procesu, kas joprojām ir spēkā.

Šis tiesību akts tiek saukts par "Vienoto valsts reģistru pārvaldības sistēmu" (USSD), kura punkti ir veltīti dokumentu aprites organizācijai, to apstrādes tehnoloģiskajām metodēm un piemērošanas noteikumiem. Šajā krājumā ir formulēts pamatnoteikums: "Dokumentu plūsma ir dokumenta operatīva pārvietošana pa īsāko ceļu, ieskaitot minimālās laika un darbaspēka izmaksas." Tikai pielietojot apstiprināto noteikumu praksē, var rēķināties ar valsts iedzīvotāju dzīves uzlabošanos, valsts ekonomikas izaugsmi.

Šo mērķu sasniegšanai nepieciešami gudri, disciplinēti, atbildīgi vadītāji, kuriem uz USSD balstītas darbplūsmas ieviešana būs goda un sirdsapziņas lieta.